Oprogramowanie komputerowe pozwala śledzić sytuację finansową firmy i monitorować pieniądze wpływających i wychodzących z kont. Pozwala na tworzenie faktur, śledzenie wydatków i generowanie różnorodne raporty. Pomaga analizować wyniki Twojej firmy pod różnymi kątami. Wiele tego typu oprogramowań może również pomóc w śledzeniu rachunków i zarządzaniu zasobami albo projektami.
O czym pamiętać przy wyborze oprogramowania księgowego?
Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego może być trudnym zadaniem. Każdy program może oferować inne funkcje. Większość oferuje wiele planów cenowych do wyboru. Różnią się między sobą funkcjami, liczbą użytkowników i innymi czynnikami.
Przy wyborze oprogramowania księgowego dla swojej firmy powinniśmy wziąć pod uwagę trzy elementy: koszty, użyteczność i funkcje.
Zastanówmy się, czy wolimy tanie, podstawowe oprogramowanie księgowe, czy droższe, ale zawierające większą liczbę funkcji.
Weźmy pod uwagę, ilu użytkowników potrzebuje dostępu do tego oprogramowania? Czy wolimy system na chmurze, do którego mamy dostęp z dowolnego miejsca? A może chcemy go zainstalować na komputerze stacjonarnym? Czy interesuje nas aplikacja mobilna?
Musimy przemyśleć, do czego potrzebujemy nasze programu księgowego? Czy potrzebujemy zarówno narzędzi do otrzymania należności, jak i do prowadzenia rachunków? Jakie raporty będziemy chcieli wygenerować? Czy potrzebujemy narzędzia do śledzenia zapasów? Czy chcemy wybrać usługi pomocnicze, np. śledzenie czasu, zarządzanie projektami i listy płac?
Jeśli już wiemy dokładnie, czego potrzebujemy, możemy łatwiej wybrać odpowiednie oprogramowanie.
Jakie są koszty oprogramowania księgowego?
Oprogramowanie księgowe różni się w zależności od liczby dostępnych funkcji, liczby obsługiwanych użytkowników i innych czynników. Większość firm oferujące oprogramowanie na chmurze jako usługę, a nie licencję na oprogramowanie. Dlatego pobiera miesięczną opłatę abonamentową.
Zazwyczaj możemy wybierać spośród wielu planów. Najczęściej pakiety wahają się do 100 zł. Chociaż pamiętajmy, że programy wysokiej klasy kosztują znacznie więcej. Jeśli zdecydujemy się na płatność z góry, możemy znacznie zaoszczędzić.
Możemy wybrać droższe plany, jeśli interesują nas zaawansowane funkcje. Do takich funkcji możemy zaliczyć śledzenie wydatków, śledzenie sprzedaży, fakturowanie, automatyczne rozliczenia z tytułu zaległych płatności, usługi kadrowo-płacowe, zaawansowane funkcje raportowania, śledzenie zapasów i zamawianie zakupów. Wiele firm, oferujących oprogramowanie księgowe, oferuje integrację w celu zwiększenia możliwości oprogramowania lub połączenia go z innym programem biznesowym, choć często musimy się liczyć z dodatkową opłatą.
Czasami możemy spotkać się z darmowym oprogramowaniem księgowym. Jednak zwykle zawiera tylko podstawowe funkcje lub ograniczają liczbę użytkowników, klientów lub transakcji. Niektórzy bezpłatni dostawcy zarabiają na dodatkowych usługach. Możemy zdecydować się na taki program, jeśli mamy bardzo małą firmę lub decydujemy się na dłuższy okres testowy.
Kluczowe czynniki
Musimy wziąć pod uwagę kilka czynników:
Dostęp dla wielu użytkowników.
Większość oprogramowań księgowych pozwala zaprosić innych użytkowników do systemu i kontrolować dane, które widzą i zadania, do których mają dostęp. Na przykład do takiego oprogramowania księgowego może mieć pełny dostęp partner handlowy lub księgowy. Jednocześnie pracownikom możemy zaoferować ograniczone funkcje, np. fakturowanie klientów. Niektóre systemy pozwalają na zapraszanie wielu użytkowników bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Inne zaś pozwalają na dostęp księgowemu, ale wymagają subskrypcji droższego planu. Czasami możemy też zapłacić za dodanie większej liczby użytkowników.
Wsparcie dla wielu firm. Jeśli prowadzimy więcej niż jedną firmę, możemy szukać jednego oprogramowanie, obsługującego wszystkie firmy. W niektórych przypadkach nie będziemy musieli ponosić dodatkowych kosztów. W przeciwnym razie zapłacimy dodatkowo za każde założone konto dla każdej firmy.
Oprogramowanie oparte na chmurze z dostępem mobilnym.
Najczęściej możemy teraz znaleźć oprogramowanie oparte na chmurze. Możemy mieć dostęp do konta w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i komputera z Internetem. W ten sposób możemy prowadzić firmę zdalnie, niezależnie od tego, czy jesteśmy w domu, czy na wakacjach. Możemy wybrać aplikacje mobilne, monitorujące kluczowe informacje i wykonujące podstawowe zadania, np. gdy podróżujemy. Niektóre oprogramowania oferują osobne aplikacje dla pracowników. Dysponują ograniczonymi funkcjami, wystawianie faktur klientom.
W zależności od programu możliwości aplikacji mobilnych mogą się różnić. Dlatego sprawdźmy wcześniej, jakie funkcje oferują. Sprawdźmy, czy działają na preferowanej przez nas platformie.
Odpowiednie oprogramowanie księgowe
Po zawężeniu opcji do dwóch lub trzech wariantów skorzystajmy z darmowych wersji. Wtedy przekonamy się, czy oprogramowanie księgowe ma wszystkie niezbędne funkcje. Powinno być łatwe w użyciu i oszczędzać czas. Możemy też zadzwonić do firm, oferujących oprogramowanie księgowe, aby poznać ich jakość obsługi klienta. Wtedy będziemy wiedzieć, czy otrzymamy wsparcie, którego potrzebujemy w razie wystąpienia problemu.
