RODO w przedszkolu: jak przygotować się na wejście w życie nowych przepisów? Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) już od 25 maja 2018 r. obowiązuje wszystkie instytucje i przedsiębiorstwa na terenie Unii Europejskiej. Przepisy te mają na celu zwiększenie ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych osób, w tym dzieci.
Jakie kroki powinny podjąć przedszkola, aby dostosować się do nowych przepisów? Które z nich są najbardziej problematyczne? Na co zwrócić szczególną uwagę? Gorąco zachęcamy do zapoznania się z poniższym wpisem, w którym rozwiejemy wszelkie wątpliwości naszych czytelników.
Przeprowadzenie audytu ochrony danych
Przeprowadzenie audytu ochrony danych jest kluczowym krokiem dla przedszkoli, które chcą dostosować się do wymogów RODO w Szczecinie. Audyt pozwala na określenie, jakie dane są przetwarzane w przedszkolu, w jakim celu, przez kogo i jak są chronione. Dzięki temu przedszkole może zidentyfikować ewentualne luki w ochronie danych i podjąć odpowiednie działania naprawcze.
Podczas audytu należy dokładnie przeanalizować wszystkie procesy przetwarzania danych w przedszkolu, w tym:
- Rejestrację dzieci i ich rodziców
- Przetwarzanie danych medycznych dzieci
- Wysyłanie i otrzymywanie korespondencji z rodzicami
- Archiwizację dokumentów
- Wykorzystywanie systemów informatycznych do przetwarzania danych
Podczas audytu należy również zbadać, czy przedszkole posiada odpowiednie zabezpieczenia, takie jak firewalle, szyfrowanie danych i procedury odpowiedzialności za incydenty bezpieczeństwa danych. Po przeprowadzeniu audytu, przedszkole powinno opracować plan działań naprawczych, aby poprawić ochronę danych i dostosować się do wymogów RODO. Przedszkole powinno również regularnie przeprowadzać audyty, aby zapewnić ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się przepisów dotyczących ochrony danych.
Informowanie rodziców o przetwarzaniu danych dzieci
RODO wymaga od przedszkoli, aby informowały rodziców o przetwarzaniu danych ich dzieci. Przedszkola powinny więc przygotować klarowne i zrozumiałe informacje dotyczące tego, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu i przez kogo. Informacje te powinny być dostępne dla rodziców przed podpisaniem umowy o wpisaniu dziecka do przedszkola.
W przedszkolu informacje te powinny zawierać:
- jakie dane są przetwarzane (imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, dane medyczne, zdjęcia itp.),
- cel przetwarzania danych (rejestracja dziecka, kontakt z rodzicami, udzielanie pomocy medycznej, dokumentowanie postępów dziecka itp.),
- kto będzie miał dostęp do danych (pracownicy przedszkola, lekarze, nauczyciele itp.),
- jak długo dane będą przetwarzane,
- jakie prawa przysługują rodzicom w związku z przetwarzaniem danych dziecka (prawo do dostępu, prawo do sprostowania, prawo do usunięcia, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych).
RODO w przedszkolu
Przedszkole powinno również zapewnić rodzicom możliwość zapoznania się z polityką prywatności i zgodą na przetwarzanie danych, które powinny być podpisane przez rodziców przed rozpoczęciem przez dziecko nowej przygody w przedszkolu.
Ważne jest, aby przedszkole regularnie informowało rodziców o zmianach w polityce prywatności i o nowych celach przetwarzania danych. Przedszkole powinno również udzielać odpowiedzi na pytania rodziców dotyczące przetwarzania danych dziecka i informować rodziców o ich prawach wynikających z RODO. Jak można zatem zauważyć, obowiązki w tym zakresie są ściśle określone, a nie zastosowanie się do nich wiąże się z konsekwencjami prawnymi.
Zabezpieczenie danych
Zabezpieczenie danych jest kluczowym elementem dostosowywania się przedszkoli do wymogów RODO. Przedszkola powinny podjąć odpowiednie środki, aby zabezpieczyć dane osobowe dzieci przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.
Poniżej znajdują się przykłady działań, które przedszkola mogą podjąć, aby zabezpieczyć dane dzieci:
- Szyfrowanie danych: przedszkola powinny szyfrować dane osobowe dzieci przed przesyłaniem je przez Internet lub przed zapisaniem ich na nośnikach danych, takich jak dyski twarde czy pendrive’y.
- Firewall: przedszkola powinny zainstalować firewall, aby chronić swoją sieć przed atakami z zewnątrz.
- Zmiana haseł: przedszkola powinny zachęcać swoich pracowników do regularnej zmiany haseł do ich kont i systemów informatycznych.
- Ochrona fizyczna: przedszkola powinny zadbać o odpowiednią ochronę fizyczną dokumentów zawierających dane osobowe dzieci, takich jak ich karty zdrowia czy karty zgłoszeniowe.
- Usuwanie danych: przedszkola powinny usuwać dane osobowe dzieci, kiedy już ich nie potrzebują.
Przedszkola muszą również okresowo przeprowadzać testy penetracyjne i inne procedury bezpieczeństwa, aby upewnić się, że ich systemy są odporne na ataki cybernetyczne.
Ważne jest, aby przedszkole miało również procedury postępowania w przypadku incydentów bezpieczeństwa danych, takie jak utrata danych, wykrycie nieuprawnionego dostępu lub atak hakerski. Pracownicy przedszkola powinni być szkoleni w zakresie bezpieczeństwa danych i procedur postępowania w przypadku incydentów.
